Recomendaciones para trabajar a distancia

Sabemos que derivado de las medidas de contención de la pandemia COVID-19 muchas personas y organizaciones están enfrentándose a trabajar a distancia por primera vez.

Desde el terremoto del 19 de septiembre de 2017, fecha en la cual nos quedamos sin oficina, el equipo de VIRK trabajamos de forma 100% remota.

Con el tiempo adoptamos diversas prácticas y herramientas que nos han ayudado tanto de forma personal como en la organización para colaborar a distancia. Les compartimos aquí algunas de nuestras recomendaciones. 

Un canal de comunicación para tu equipo:

Evita miles de conversaciones dispersas en telegram, whatsapp, correos electrónicos: para coordinarnos usamos únicamente SLACK; una herramienta estilo chat en la que puedes crear canales por tema o área y chats individuales, además de conectar otras aplicaciones y enlazar o archivar documentos.

• Puedes usar la versión gratuita: descarga la app web para tu computadora y la app para tu celular.
• Activa las notificaciones para saber cuándo alguien te @menciona o cuando pasa algo en tu #canal.
• Usa los «estados» para indicar que no estás disponible o estás en una reunión.

Un archivo digital colaborativo:

Protégete de la perdida de información y la confusión entre diferentes versiones: cuando varias personas van a editar un documento o necesitan utilizarlo en diversas etapas considera usar Google Drive y documentos colaborativos.

• G Suite básico es gratuito para organizaciones de la sociedad civil. Aquí puedes encontrar cómo usar este beneficio.
• Aunque la información está protegida no recomendamos usar este servicio para información o datos sensibles.
• Establece una organización y clasificación clara de carpetas y subcarpetas que todas las personas de la organización sigan.
• Prueba los documentos colaborativos en línea, donde todas las personas pueden editar simultáneamente (los documentos son para texto estilo word, las hojas de cálculo son para datos estilo excel y las presentaciones son estilo powerpoint).

Reuniones virtuales efectivas:

Las reuniones son fundamentales para coordinar la acción colectiva. Recomendamos establecer reuniones fijas por lo menos una vez a la semana, con una agenda predefinida y de una hora de duración máximo. Las reuniones virtuales son más cansadas que las presenciales.

• En general es mejor no usar las cámaras de video: evita las escenas penosas y mejora la calidad del audio.
• Todas las personas deben usar audífonos porque si no el sonido rebota de la bocina abierta al micrófono (por eso a veces te escuchas doble).
• Cuando las personas no estén hablando deben silenciar sus micrófonos para no interrumpir la reunión con los ruidos de fondo de la vida cotidiana de su hogar.
• Compartir la pantalla ayuda a que todas las personas vean lo mismo y se concentren (aunque sea la agenda de la reunión o la minuta de acuerdos). Si compartes pantalla ahórrate papelones y asegúrate de cerrar tus notificaciones de whatsapp, FB y demás chats o contenidos personales.
• La mejor herramienta gratuita que hemos encontrado es Google Hangouts y de paga existe la versión de G Suite, Google Meets. Puedes usarlas en tu computadora y descargar las apps para tu celular.

Calendario digital compartido:

Dada la complejidad de todo lo que ocurre en casa en tiempos de contingencia lo mejor es establecer las horas y tiempos de reuniones para que todas las personas tengan una expectativa compartida. No recomendamos hacer reuniones impromptu; es mejor planear todo por adelantado para que las personas organicen su tiempo como mejor puedan.

• Usa un calendario en línea.
• Invita a las reuniones a las personas, indicando para quiénes son requeridas y para quiénes son opcionales.
• En los calendarios compartidos pueden distinguir tiempos como «HOLD» mientras se confirma la reunión.
• Sincroniza tu calendario de trabajo en tu celular y activa tus notificaciones.

Administración de tareas y planes de trabajo:

Lo esencial del trabajo remoto es trabajar sobre resultados. Establece un plan de trabajo y actividades con objetivos claros, fechas de entrega y responsables. Puedes coordinar todo y darle seguimiento usando alguna de las múltiples herramientas que existen en línea como Asana, Basecamp o Monday.

• Crea las tareas fundamentales para no abrumar a tu equipo con listados demasiado detallados.
• Asigna fechas y responsables para poder dar seguimiento.
• Establece prioridades para que el equipo se concentre en lo importante primero.
• Puedes personalizar las notificaciones que deseas recibir: demasiados correos electrónicos harán inservible esta funcionalidad.
• Define reglas de uso: cuál es el proceso (asignación, revisión, marcar como cumplida), los roles (quiénes asignan, revisan, marcan) y las etiquetas que usarán.
• Todas las personas deben seguir las mismas reglas y tener una interpretación compartida del método de trabajo.

Crea un espacio de trabajo:

• Lo más importante para poder trabajar desde casa es tener un espacio para ello. Destina un escritorio o mesa únicamente para trabajar. Separar actividades y espacios ayuda a la concentración.
• Experimenta con diversos acomodos. Por ejemplo: no coloques tu escritorio viendo la pared, voltéalo para tener la pared a tu espalda (piensa en tu «fondo» cuando hagas una videoconferencia).
• Asegúrate de tener una buena conexión de internet. Gran parte de tu trabajo ahora dependerá de ella.
• Intenta levantarte cada 2 horas para caminar un poco y mejorar la circulación.

Crea un tiempo de trabajo:

• Establece horarios fijos que destinarás a trabajar. Te sorprenderá lo fácil que es que el trabajo comience a invadir tu vida familiar.
• Trata de continuar tu rutina en la mañana: báñate y prepárate como si fueras a ir a tu oficina.
• Advierte a tu familia o compañeros de casa cuando tienes una reunión importante y necesitas especial cuidado con los ruidos o interrupciones.