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Recomendaciones para trabajar a distancia
Sabemos que derivado de las medidas de contención de la pandemia COVID-19 muchas personas y organizaciones están enfrentándose a trabajar a distancia por primera vez.
Desde el terremoto del 19 de septiembre de 2017, fecha en la cual nos quedamos sin oficina, el equipo de VIRK trabajamos de forma 100% remota .
Con el tiempo adopta diversas prácticas y herramientas que nos han ayudado tanto de forma personal como en la organización para colaborar a distancia. Les compartimos aquí algunas de nuestras recomendaciones.
Un canal de comunicación para tu equipo:
Evita miles de conversaciones dispersas en telegram, whatsapp, correos electrónicos: para coordinarnos usamos únicamente SLACK; una herramienta estilo chat en la que puedes crear canales por tema o área y chats individuales, además de conectar otras aplicaciones y enlazar o archivar documentos.
Puedes usar la versión gratuita: descarga la app web para tu computadora y la app para tu celular.
Activa las notificaciones para saber cuándo alguien te @menciona o cuando pasa algo en tu #canal.
Usa los «estados» para indicar que no estás disponible o estás en una reunión.
Un archivo digital colaborativo:
Protégete de la perdida de información y la confusión entre diferentes versiones: cuando varias personas van a editar un documento o necesitan utilizarlo en diversas etapas considera usar Google Drive y documentos colaborativos.
G Suite básico es gratuito para organizaciones de la sociedad civil. Aquí puedes encontrar cómo usar este beneficio.
Aunque la información está protegida, no recomendamos usar este servicio para información o datos sensibles.
Establece una organización y clasificación clara de carpetas y subcarpetas que todas las personas de la organización sigan.
Prueba los documentos colaborativos en línea, donde todas las personas pueden editar simultáneamente (los documentos son para texto estilo palabra, las hojas de cálculo son para datos estilo excel y las presentaciones son estilo powerpoint).
Reuniones virtuales efectivas:
Las reuniones son fundamentales para coordinar la acción colectiva. Recomendamos establecer reuniones fijas por lo menos una vez a la semana, con una agenda predefinida y de una hora de duración máximo. Las reuniones virtuales son más cansadas que las presenciales.
En general es mejor no usar las cámaras de video: evita las escenas penosas y mejora la calidad del audio.
Todas las personas deben usar audífonos porque si no el sonido rebota de la bocina abierta al micrófono (por eso a veces te escuchas doble).
Cuando las personas no estén hablando deben silenciar sus micrófonos para no interrumpir la reunión con los ruidos de fondo de la vida cotidiana de su hogar.
Compartir la pantalla ayuda a que todas las personas vean lo mismo y se concentren (aunque sea la agenda de la reunión o la minuta de acuerdos). Si compartes pantalla ahórrate papelones y asegúrate de cerrar tus notificaciones de whatsapp, FB y demás chats o contenidos personales.
La mejor herramienta gratuita que hemos encontrado es Google Hangouts y de paga existe la versión de G Suite, Google Meets . Puedes usarlas en tu computadora y descargar las apps para tu celular.
Calendario digital compartido:
Dada la complejidad de todo lo que ocurre en casa en tiempos de contingencia lo mejor es establecer las horas y tiempos de reuniones para que todas las personas tengan una expectativa compartida. No recomendamos hacer reuniones improvisadas; es mejor planear todo por adelantado para que las personas organicen su tiempo como mejor puedan.
Usa un calendario en línea.
Invita a las reuniones a las personas, indicando quiénes son requeridos y quiénes son opcionales.
En los calendarios compartidos pueden distinguir tiempos como «HOLD» mientras se confirma la reunión.
Sincroniza tu calendario de trabajo en tu celular y activa tus notificaciones.
Administración de tareas y planos de trabajo:
Lo esencial del trabajo remoto es trabajar sobre resultados. Establece un plan de trabajo y actividades con objetivos claros, fechas de entrega y responsables. Puedes coordinar todo y darle seguimiento usando alguna de las múltiples herramientas que existen en línea como Asana , Basecamp o Monday .
Crea las tareas fundamentales para no abrumar a tu equipo con listados demasiado detallados.
Asigna fechas y responsables para poder dar seguimiento.
Establece prioridades para que el equipo se concentre en lo importante primero.
Puedes personalizar las notificaciones que deseas recibir: demasiados correos electrónicos harán inservible esta funcionalidad.
Definir reglas de uso: cuál es el proceso (asignación, revisión, marcar como cumplida), los roles (quiénes asignan, revisan, marcan) y las etiquetas que usarán.
Todas las personas deben seguir las mismas reglas y tener una interpretación compartida del método de trabajo.
Crea un espacio de trabajo:
Lo más importante para poder trabajar desde casa es tener un espacio para ello. Destina un escritorio o mesa únicamente para trabajar. Separar actividades y espacios ayuda a la concentración.
Experimenta con diversos acomodos. Por ejemplo: no coloques tu escritorio viendo la pared, voltéalo para tener la pared a tu espalda (piensa en tu «» cuando hagas una videoconferencia).
Asegúrate de tener una buena conexión de internet. Gran parte de tu trabajo ahora dependiente de ella.
Intenta levantarte cada 2 horas para caminar un poco y mejorar la circulación.
Crea un tiempo de trabajo:
Establece horarios fijos que destinarás a trabajar. Te sorrenderá lo fácil que es que el trabajo comience a invadir tu vida familiar.
Trata de continuar tu rutina en la mañana: báñate y prepárate como si fueras a ir a tu oficina.
Advierte a tu familia o compañeros de casa cuando tienes una reunión importante y necesitas especial cuidado con los ruidos o interrupciones.